PERENCANAAN SISTEM DAN ANALISIS KELAYAKAN

PERENCANAAN SISTEM DAN ANALISIS KELAYAKAN

            Perencanaan system meliputi proses identifikasi subsistem-subsistem yang ada pada system informasi yang penembangannya membutuhkan bantuan khusus. Tujuan perencanaan system ialah untuk mengidentifikasi berbagai bidang permasalahan yang perlu segera dipecahkan  maupun yang nantinya akan diselesaikan. Analisis system dimulai setelah perencanaan system telah mengidentifikasi subsistem yang dikembangkan. Tujuan utama analisis  system adalah untuk memahami sitem dan permasalahan yang ada, memberikan gamran informasi yang dibutuhkan ,dan untuk menetapkan prioritas untuk kerja system berikutnya.

            Pendekatan system yang secara total berbasis atas – bawah  sangat penting digunakan ketika mengembangkan sistem. Oleh karena itu perlu adanya perhatian yang seksama ketika mengembangkan sebuah rencana dan strategi system secara keseluruhan. Rencana tersebut harus memasukkan dukungan dan persetujuan total dari manajemen puncak. Tanpa rencana keseluruhan system informasi yang akan dikembangkan hanya akan seperti berupa motif abstract dalam jahitan kain perca. Rencana keseluruhan perlu mendapat kepastian untuk mencapai tujuan berikut ini;

·         Sumber daya yang dimiliki akan ditujukan untuk subsistem yang paling membutuhkan sumbe daya tersebut.

·         Proses duplikasi dan upaya yang sia-sia akan diminimalkan.

·         Pengembangan strategi dalam organisasi akan konsisten dengan keseluruhan rencana strategis organisasi.

Perencanaan sistem dan analisis kelayakan meliputi beberapa tahap yaitu;

1.      mendiskusikan dan merencanakannya bersama-sama dengan manajemen puncak.

2.      menetapkan sebuah dewan penasehat (steering commitee) bagi perencanaan sistem.

3.      menetapkan keseluruhan tujuan dan kendala yang dihadapi.

4.      mengenbangkan sebuah rencana sistem informasi strategis.

5.      mengidentifikasi dan menetapkan prioritas bagi wilaya-wilayah tertentu dalam organisasi untuk menjadi fokus pengembangan sistem.

6.      membuat sebuah proposal sistem yang akan berperan sebagai landasan analisis dan desain awal bagi subsistem tertentu yang akan dikembangkan.

7.      membentuk sebuah tim yang terdiri dari berbagai inividu yang akan bekerja dalam proses analisis dan desain awal.

Hal paling utama dalam seluruh upaya pengembangan sistem adalah mendapatkan dukungan dari manajemen puncak. Tugas pengembang sistem adalah mengamati dengan cermat rencana strategis, faktor kunci sukses, dan tujuan keseluruhan manajemen puncak.

Pengembang sistem harus mampu melakukan lebih banyak aktivitas dan inisiatif dari pada sekadar bertanya kepada manajemen puncak tentang masalah yang ada. Peran pengenbang sistem seperti layaknya seorang dokter yang memerikasa pasiennya. Paien hanya mampu mengungkapkan gejala-gejala yang timbul dari permasalahan yang dihadapinya dan tugas dokterlah yang menentukan masalah sebenarnya dan penyebab sesungguhnya.

           

            Mengenbangkan rencana sistem srategis. Output utama yang dihasilkan dewan penasihat atau individu yang bertanggung jawab atas pengembangan sistem adalah sebuah rencana sistem strategis. Rencana ini haruslah berupa dokumen tertulis yang menggabungkan tujuanjangka pendek dan tujuan jangka panjang dari upaya pengembangan sistem sebuah perusahaan. Elemen kunci dalam sebuah rencana sistem  strategis ialah:

• keseluruhan pernyataan yang terkait ddengan faktor sukses kunci dari perusahaan dan tujuan-tujuan yang ingin dicapai.
• Deskripsi sistem dalam perusahaam yang membutuhkan upaya pengembangan.
• Pernyataan prioritas yang menunjukan bidang-bidang mana saja yang akan mendapatkan prioritas paling tinggi.
• Garis besar sumberdaya yang dibutuhkan termasuk didalamnya biaya, orang,dan peralatan.
• Rencana waktu pengembangan sistem tertentu

TAHAP-TAHAP ANALISIS SISTEM

Tahap 1: Survei Terhadap Sistem Saat Ini

Tujuan survei

            Ada empat tujuan survei sistem:

• Memperoleh pemahaman mendasar mengenai aspek operasional dari sistem.
• Menetapkan sebuah hubungan kerja dengan pengguna sistem.
• Mengumpulkan data-data penting yang berguna untuk pengembangan desain sistem.
• Meniddentifikasi permasalahan-permasalahan khusus yang membutuhkan lebih banyak perhatian dalam upaya desain subskuen.

Pertimbangan perilaku

            Elemen manusia merupakan faktor kunci untuk melakukan survei sistem. Fakta menunjukan bahwapengembangan sistem meliputi perubahan sistem yang ada saat ini beserta permasalahan yang ada di dalamnya, dan kebanyakan orang tidak menyukai perubahan. Dalam banyak situasi seorang individu dapat saja memiliki pekerjaan dan rutinitas yang tidak berubah selama beberapa tahun.

            Menjadi tanggung jawab analisis sitem bukan pihak manajemen untuk mampu menjembatani kesenjangan komunikasi. Oleh karena itu tugas utama seorang analisis sistem adalah adalaha mengarahkan sebuah survei sistem yang mampu membangun hubungan kerja yang baik antara tim proyek dan pihak manajmemen. Beberapa pendekatan tertentu yang dapat digunakan untuk menjembatani kesenjangan komunikasi ini adalah:

• Mengetahui sebanyak mungkin orang-orang yang terlibat dalam sistem,secepat mungkin.
• Mengomunikasikan manfaat yang diperoleh dari sistem kepada orang-orang yang terlibat didalamnya.
• Memberikan jaminan sebesar mungkin pada seluruh individu bahwa mereka tidak akan kehilangan pekerjaan mereka atau tidak ada perubahan besar dalam tanggung jawab pekerjaan mereka.
• Memberikan jaminan bahwa Anda benar-benar peduli dengan upaya membuat kehidupan yang lebih baik bagi setiap orang yang terlibat dalam sistem tersebut.

Sumber-sumber untuk mendapatkan beragam fakta.

            Beragam teknik dapat digunakan guna mendapatkan data tentang subsistem informasi yang akan diteliti. Teknik tersebut berupa wawancara, kuisioner, observasi, dan kajian beragam jenis dokumen seperti catatan rapat, catatan rekening perusahaan, struktur organisasi, laporan keuangan, prosedur manual, kebijakan perusahaan, deskripsi pekerjaan, dan sebagainya.

Menganalisis hasil survei.

            Penilaian terhadap efektivitas kemampuan sistem untuk mencapai keseluruhan tujuan yang telah direncanakan haruslah berfokus pada sumbatan( botlleneck). Sumbatan mencerminkan kelemahan dalam sistem yang bila dilakukan perubahan kecil akan mampu memberikan peningkatan besar.

Tahap 2: Mengidentifikasi Kebutuhan Informasi

            Tahap kedua dalam analisis sistem adalah proses mengidentifikasi informasi yang dibutuhkan bagi pengambilan keputusam manajerial. Analisis , ketika mengidentifikasi innformasi yang dibutuhkan,akan memelajari keputusan-keputusan tertentuyang diambil manajer dalam hal input informasi yang dibutuhkan dan digunakan. Proses ini disebut analisis kebutuhan informasi dan hal ini merupakan dasar dilakukannya analisis terhadap pengambilan keputusan.

Beberapa teknik sistematis dapat digunakan untuk memahami pengambilankeputusan dan informasi yang dibutuhkan. Pendekatan tersebut adalah:

• Mengidentifikasi tanggung jawab utama seorang manajer.
• Mengidentifikasi perangkat apa saja yang digunakan untuk menilai seorang manajer.
• Mengidentifikasi beberapa permasalahan utama yang dihadapi manajer.
• Mengidentifikasi perangkat apa saja yang dapat digunakan manajer untuk mengevaluasi output personal.

Tahap 3: Mengidentifikasi Kebutuhan Sistem

            Tahap ketiga dalam proyek analisis sistem meliputi proses menentukan kebutuhan sistem. Kebutuhan-kebutuhan tersebut dapat ditentukan dalam dua hal yaitu, input dan output. Kebutuhan input bagi sebuah subsistem tertentu menentukan kebutuhan kusus apa saja yang harus dipenuhi agar subsistem tersebut mampu mencapai tujuannya. Sebagai contoh, kebutuhan informasi akan sistem kendali produksi akan memasukkan peramalan penjualan dalam jangka pendek, laporan ketersediaan bahan baku, spesifikasi kendali mutu dan standar biaya, dan informasi yang dibuthkan untuk menentukan prioritas kerja bagi pekerjaan tiap individu. Hal berikut ini dapat dipertimbangkan sebagai kebutuhan output:

• Laporan kemajuan harian
• Laporan keuangan harian
• Laporan unit yang rusak
• Laporan permasalahan bahan baku

Tahap 4: Mengembangkan Laporan Analisis Sistem

            Beberapa elemen kunci dalam laporan analisis sistem adalah:

• Ringkasan lingkup dan tujuan proyek analisis
• Penegasan kembali hubungan antara proyek dengan rencana keseluruhan sistem informasi strategis.
• Deskripsi keseluruhan permasalahan dalam subsistem tertentu yang sedang dianalisis.
• Ringkasan keputusan-keputusan yang dibuat dan informasi tertentu yang dibiutuhkan untuk mendukung keputusan tersebut.
• Spesifiksi kinerja sistem yang dibutuhkan.
• Keseluruhan anggaran biaya dan rencana waktu pelaksanaan proyek.
• Rekomendasi bagi peningkatan sistem yang ada saat ini atau bagi perenanaan sistem baru.
• Rekomendasi yang terkait dengan perubahan tujuan bagi subsistem yang sedang dipelajari.

DESAIN SISTEM

            Sebuah desain sistem sangat mirip dengan layout arsitek sebuah rumah. Dalam tahap perencanaan, sang arsitek akan menentukan fungsi-fungsi dasar yang harus dimiliki oleh rumah tersebut dan merumuskan rencana umum yang berhubungan dengan layout keseluruhan. Dalam tahap desain sang arsitek akan menyiapkan sebuah cetak biru dari rumah tersebut yang akan oleh ahli listrik, tukang ledeng, dan tukang kayu. Sama halnya dengan perancang sistem ia perlu menyiapkan sebuah cetak biru yang dapat diimplementasikan oleh akuntan, programer komputer dan pihak manajemen.

            Kesalahan kecil yang dibuat dalam tahap ini akan berakibat besar terhadap sejumlah uang dan pengeluaran di tahap berikutnya. Hal yang sama juga sering terjadi ketika mendesain sistem informasi akuntansi. Sebagai contoh, sebuah perusahaan berniat mengimplementasikan sebuah rencana desain sistem yang membutuhkan pembelian komputer tertentu dan paket perangkat lunak akuntansi tertentu. Setelah menggunakan sistem selama setahun atau dua tahun, perusahaan  kemudian  menemukan bahwa paket itu tidak lagi sesuai dengan informasi yang dibutuhkan oleh pihakmanajemen. Dan ternyata mustahil memodifikasi perangkat lunak tersebutkarena seluruh sistem harus diganti setelah hanya digunakan dalam waktu pendek.

            Perangkap lainya yang sering ditemukan adalah penolakan pengguan terhadap sistem itu sendiri. Dikarenakan minimnya keterlibatan pengguan dalam rencana desain,implementasi sistem dapat tidak populer dan pada akhirnya ditolak oleh para individu yang menjadi target di mana sistem tersebut didesain.

TAHAP-TAHAP DESAIN SISTEM

            Desain sistem dapat didefinisikan sebagai perumusan cetak biru untuk sebuah sistem yang lengkap. Langkah – langkah pokok dalam desain sistem ialah, pertama dilakukan adalah melakukan evaluasi terhadap berbagai alternatif desain, kedua persiapan spesifikasi desain, ketiga  persiapan spesifikasi desain sistem.

Mengevaluasi berbagai alternatif desain.

            Daolam setiap kasus yang ditemui, proyek desain sistem berkembang dari munculnya sebuah kebutuhan tertentu, seperti yang telah ditentukan oleh tahap perencanaan dan analisis sistem dalam siklus pengembangan. Desain sistem harus menyediakan solusi untuk sebuah masalah khusus.

• Enumerasi alternatif desain. Ada dua pendekatan yang dapat digunakan untuk mendesain sebuah sitem baru yang lengkap. Pendekatan yang pertama adalah mendesain sistem secara lengkap mulai dari awal. Pendekatan lainya adalah memaksa ahli desain untuk memilih dan merekomendasisistem yang belum dibuat(premade sistem).
• Menggambarkan berbagai alternatif. Setelah daftar utama dibuat, tiap alternatif dapat didokumentasikan dan digambarkan. Sebagai contoh sebuah jaringan komputer untuk pengumpulan data dan distribusi laporan dapat dilakukan entah sentralisasi atau desentralisasi. Dalam alternatif desai sentralisasi tiap divisi memasok data akuntansi ke pusat sistem komputer. Pusat komputer kemudian memproses dan mendistribusikan laporan ke setiap divisi. Dalam sebuah desain sistem desentralisasi setiap divisi memiliki komputer dan mengumpulkan datanya sendiri. Laporan yang telah selesai dikirim ke kantor pusat perusahaan.
• Mengevaluasi alternatif. Setelah tiap alternatif telah dikumpulkan dan didokumentasikan langkah berikutnya adalah membandingkan tiap alternatif tersebut. Kriyeria penting untuk memilih sebuah alternatif untuk diimplementasikan adalah membandingkan biaya dan manfaatnya. Selain itu alternatif yang terpilih seharusnya memuaskan semua sasaran sistem.

Menyiapkan spesifikasi desain.

            Peraturan penting yang mengembangkan spesifikasi desain adalah ahli desain harus bekerja secara terbalik yaitu, daro output ke input. Perancang sistem manakala bekerja dengan tujuan sistem, harus mendesain seluruh laporan manajemen dan dokumen output operasional sebagai langkah pertama dalam proses. Sekali seluruh output telah dispesifikasikan, input data dan langkah-langkah pemrosesannya ditentukan secara otomatis. Setelah keputusan diambil perancang sistem kemudian membangun kontrol yang sesuai dengan spesifikasi tersebut.

Mempersiapkan dan menyerahkan spesifikasi desain sistem

            Spesifikasi desain yang telah selesai harus dibuat dalam bentuk sebuah proposal. Jika proyek bersekala besar proposalnya harus dikaji terlebih dahulu oleh manajemen puncak sebelum disetujui. Namun demikian proposal-proposal bersekala kecil dan tidak mahal dapat disetujui oleh manajer devisi atau departemen. Rincian proposal desain harus memasukkan semua yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan desai proyek. Secara umum proposal akan terdiri dari jadwal waktu khusus penyelesaian proyek, anggaran, dan deskripsi tenaga kerja yang dibutuhkan , juga flowchart dan diagram yang menggambarkan bagaimana sistem tersebut akan diimplementasikan.

Cetak biru proses bisnis

            Saat ini menjadi populer untuk menggunakan seperangkat prapaket cetak biru untuk seluruh proses bisnis perusahaan. Sebagai contoh, perusahaan-perusahaan yang menggunakan SAP Enterprise Resource Planing System memulai upaya desai mereka dengan menggunakan seperangkat lengkap cetak biru yang disediakan SAP untuk seluruh proses bisnis perusahaan yang ada. Tim desain kemudian tinggal fokus pada penyesuaian seperangkat awal cetak biru ini dengan kebutuhannya sendiri, yakni dengan fokus pada proses-proses yang penting dan unik bagi tujuan dan strategi perusahaan.

TEKNIK-TEKNIK DESAIN

            Mendesain sebuah sistem merupakan suatu aktivitas yang kreatif. Hal tersebut tidaklah sama dengan anggapan bahwa dua tim desain aka menghasilkan solusi yang sama untuk suatu permasalahan. Oleh karena itu desain sistem dapat dipandang sebagai sesuatu yang punya nilai seni walaupun banyak teknik telah dikembangkan.

• Desain formulir. Proses mendesain formulir disebut desain formulir. Bagian ini harus mendapat perhatian penuh oleh tim desain sistem karena merupakan perantara antara pengguna dan sistem itu sendiri. Oleh karena itu desain formulir harus berfokus pada proses produksi dokumen-dokumen yangmenyediakan perantara yang efektif antara manajer dab sistem informasi.
• Desain database. Sejumlah teknik yang berguna dapat dimanfaatkan untuk mendesain database: diagram struktur data, layout record, lembar analisis file, dan matriks yang terkait dengan file. Diagram struktur data menunjukan hubungan antara beragam jenis record. Diagram layout record akan menunjukan beragam tempat ( field) data dalam sebuah record. Lembar analisis file menyediakan bagi perancang system sejumlah poin penting yang berkaitan dengan isi dari sebuah file tertentu. Informasi tersebut akan berisi layout record, tujuan file, perkiraan jumlah record,dan lainsebagainya.
• Paket desain system. Sejumlah metodelogi prapaket desain tersedia untuk membantu siklus pengembangan sistem. Tujuan dari paket-paket ini adalah untuk membantu perancang sistem melakukan pendekatan secara sistematis terhadap suatu permasalahan. Paket-paket ini membantu perancang untuk menyusun struktur permasalahan desain dan menghasilkannya dalam waktu singkat.
• Memilih perangkat lunak dan perangkat keras. Membeli perangkat lunak mempunyai beberapa keunggulan:

1.      paket perangkat lunak tersebut lebih murah. Biaya pengembangan lebih bayak akan ditanggung oleh pembeli daripada si pembuat.

2.      paket-paket peragkat lunak telah siap digunakan. Jika beberapa organisasi telah menggunakan paket tersebut selama beberapa bulan, maka dapat diasumsikan aman dan segala gangguan yang muncul akibat kesalahan telah dihilangkan.

3.      perusahaan dapat mencoba produk tersebut sebelum menginvestasikan sejumlah uang. Dengan menggunakan perangkat lunak in-house dimungkinkan untuk menempatkan lama waktu pengembangan ke dalam program, hanya untuk menemukan apakah program tersebut tidak mampu memberikan hasil yang diinginkan bila sistem tersebut dijalankan.

Kelemahan utama canned software package adalah jarangnya perangkat lunak tersebut persis sesuai dengan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Paket perangkat lunak tersebut biasanya perlu dimodifikasi ( biasanya menelan biaya yang cukup besar) atau sebaliknya perusahaan memodifikasi prosedur yang dimilikinya sesuai dengan paket tersebut.

Dedicated  software package ditujukan pada pelanggan tertentu seperti toko eceran atau kantor akuntan publik. Untuk menemukan sebuah dedicated software package perlu menanyakannya pada orang-orang yang bekerja di perusahaan lain dalam industri yang sama. Suatu catatan penting yang harus diperhatikan ketika membeli paket perangkat lunak ataupun perangkat keras adalah: suatu kesalahan untuk menganggap bahwa harga akan turun dengan cepat atau sebuah versi baru akan segera tersedia. Dalam banyak kasus turunya harga adalah sesuatu yang tidak dapat dibandingkan dengan ketidaknyamanan akibat tidak memiliki komputer pada saat  tersebut. Dan metode yang canggih dari versi yang lebih baru tidaklah selalu perlu karena kesesuaianlah yang menjadi tolok ukurnya. Akan lebih baik bila membeli sebuah sistem sekarang ketika benar-benar dibutuhkan daripada mencoba menebak pasar komputer yang demikian tidak terdeteksi, yang tidak seorang pun mampu meramalkannya dengan tepat.

TUJUAN

·        Menjelaskan hubungan analisis sistem dengan pengembangan sistem secara keseluruhan.

·        Menjelaskan tahap-tahap analisis sistem.

·        Mendiskusikan teknik-teknik untuk mendapatkan dan mengorganisasikan data dalam analisis sistem.

·        Menjelaskan beberapa masalah manusia yang ada dalam analisis istem.

·        Menjelaskan berbagai langkah yang dilakukan untuk merancang alternatif-alternatif spesifikasi sistem

·        Mendiskusikan berbagai pertimbangan yang relevan untuk menyiapkan spesifikasi rancangan.

·        Menjelaskan isi proposal perancangan sistem.

·        Menjelaskan singkat beberapa teknik peracangan.

·        Mendiskusikan kegunaan perancangan sistem.