Aktivitas pengendalian transaksi pengeluaran kas

Dokumen dan Catatan.

Dokumen dan catatan penting yang umum digunakan dalam pengolahan transaksi pengeluaran kas meliputi:

·       Cek. Perintah resmi kepada bank untuk membayar sejumlah uang kepada orang yang namanya tertulis  dalam perintah tersebut atau kepada pembawa.

·       Ikhtisar cek. Laporan yang berisi seluruh cek yang diterbitkan  dalam suatu bacth atau selama sehari.

·       File transaksi pengeluaran kas. Informasi tentang pengeluaran yang dilakukan dengan menggunakan cek kepada pemasok atau pihak lainnya. Ini digunakan untuk pembukuan ke utang dagang dan file induk buku besar.

·       Jurnal pengeluaran kas atau register cek. Catatan akuntansi   formal mengenai cek yang diterbitkan kepada pemasok atau pihak lain.

Fungsi-fungsi.

Fungsi pengeluaran kas adalah proses yang dilakukan perusahaan sehubungan dengan penerimaan barang dan jasa dari pihak lain. Fungsi pengeluaran kas biasanya meliputi pembayaran utang dan pada saat yang bersamaan juga melakukan pencatatan pengeluaran kas.

Pembayaran Utang dan Pencatatan Pengeluaran

Biasanya bendahara  atau fungsi manajemen kas bertanggung jawab untuk memutuskan voucher yang belum dibayar agar diproses pembayarannya pada tanggal jatuhnya.  Semua pembayaran harus dilakukan dengan cek. Komputer bisa diprogram untuk memilih voucher-voucher yang jatuh tempo pada setiap hari dari file induk utang dagang dan laporan ini direview untuk menentukan utang nama yang harus dibayar, dengan mempertimbangkan posisi pada kas.

Apabila voucher tertentu sudah diidentifikasi sebagai voucher  yang harus dibayar, maka komputer akan mencocokkan informasi  dalam cek dengan informasi  pada dokumen-dokumen pendukungnya, melaksanakan pengendalian aplikasi terprogram, memberi tanda bahwa voucher  telah dibayar ( untuk mencegah  pembayaran dobel) dan mencatat transaksi dalam file transaksi pengeluaran kas.  Kadang- kadang cek dibawah jumlah rupiah tertentu dapat ditandatangani dengan mesin tanda tangan sedangkan untuk jumlah di atasnya harus ditandatangani  secara manual oleh pejabat tertentu yang ditunjuk oleh perusahan.  Pengendalian yang bersangkutan dengan pembuatan  dan penandatanganan cek serta tujuan khusus audit mencakup hal-hal berikut ini:

·         Pejabat yang ditujukan di bagian keuangan harus bertanggungjawab atas penandatanganan cek( AT2)

·        Pengendalian terprogram atas cek untuk memastikan  bahwa setiap cek didukung oleh voucher  (belum dibayar) yang telah  diotorisasi dan nama penerima pembayaran serta jumlah dalam cek  cocok dengan voucher (AT2,NA2)

·        Pengendalian terprogram membatalkan nomor  voucher segera setelah voucher  tersebut dibayar, dan mereview file voucher yang telah dibayar untuk mencegah voucher  tersebut dibayar dua kali (AT2)

·        Untuk mencegah pencurian atau perubahan bagian yang mengawasi pembuatan cek  harus mengawasi  pula pengiriman cek tersebut(AT2)

·        Tidak ada cek yang diterbitkan berupa cek tunai atau cek pada pembawa ataupun cek yang tidak memuat nama penerima  pembayaran (AT2,NA2,SU2)

·        Cek harus bernomor urut tercetak  dan dipertanggungjawabkan pemakaiannya lembar demi lembar (L2)

·        Akses terhadap blangko cek dan cap tanda tangan harus sangat dibatasi  ( harus disimpan oleh pejabat yang ditunjuk perusahaan)

File transaksi pengeluaran kas dibuat ketika cek yang dibuat digunakan untuk memutahirkan file induk utang dagang dan rekening buku besar . program pemutahiran juga menghasilkan jurnal pengeluaran kas dan ikhtisar buku besar yang diteruskan ke akuntansi. Pengendalian pengeluaran kas meliputi:

·        Penjumlahan run-to-run membandingkan saldo awal file pengeluaran kas ditambah transaksi dengan saldo akhir file transaksi pengeluaran kas setelah dimutahirkan serta file induk utang dagang

·        Pengecekan independen mengenai kecocokan antara jumlah cek yang diterbitkan  (biasanya dilaporkan dalam suatu ikhtisar cek) dengan total batch dari semua voucher yang diperoses untuk pembayaran (AT2,L2,NA2)

·        Pengecekan independen oleh pengawas akuntansi tentang kecocokan antara jumlah yang dijurnal dan dibukukan ke utang dagang dengan ikhtisar cek yang diterima dari bendahara (AT2,L2,NA2)

·        Rekonsiliasi bank secara independent (AT2,L2,NA2)

Contoh sistem untuk transaksi pengeluaran kas:

Setiap hari computer menghasilkan laporan tentang voucher-voucher  yang jatuh tempo. Kontroler mereview laporan tersebut menilai posisi kas perusahaan. Asisten di kantor kontroler memasukkan voucher yang harus dibayar dan program pengeluaran kas beserta masing-masing transaksi ke pengendalian terprogram,dan membuat cek berdasarkan informasi dalam file induk utang dagang. Program memasukkan data pembayaran ke file transaksi pengeluaran kas,melakukan penjumlahan run-to-run dan menghasilkan ikhtisar cek yang dibandingkan dengan total bacth yang dibuat di utang dagang. Program ini juga menghasilkan  jurnal pengeluaran kas dan ikhtisar buku besar yang menunjukan total yang telah dibukukan ke rekening-rekening buku besar.

Mendapatkan Pemahaman dan Menetapkan  Risiko Pengendalian

Pengujian pengendalian diperlukan untuk menentukan efektivitas pengendalian intern. Sifat dan luas pengujian akan berbanding terbalik dengan tingkat risiko pengendalian yang direncanakn auditor. Penetapan tingkat risiko pengendalian yang lebih rendah akan membutuhkan lebih banyak bukti kompeten tentang efektivitas pengoprasian pengendalian intern. Bukti mengenai efektivitas pengendalian intern bisa diperoleh ketika auditor sedang mempelajari pengendalian atau dengan cara melakukan pengujian pengendalian tertentu. Apabila auditor akan mengandalkan pada prosedur pengendalian terprogram untuk mendukung penetapan risiko pengendalian yang rendah maka ia biasanya akan menguji efektivitas pengendalian umum dan menguji efektivitas prosedur-prosedur tindak lanjut manual. Berdasarkan bukti-bukti yang diperoleh melalui pemahaman atas bagian-bagian yang relevan dari kelima komponen pengendalian intern dan pengujian pengendalian yang bersangkutan , auditor membuat penetapan akhir risiko pengendalian untuk setiap asersi signifikan dan mendokumentasikan penetapan tersebut.