PEMERIKSAAN SIKLUS PERSEDIAAN

Persediaan terdiri dari berbagai bentuk yang berbeda, tergantung pada sifat kegiatan usaha. Audit atas persedian sering kali merupakan bagian audit yang rumit dan memakan banyak waktu, karena:

a.       Pada umunya persdiaan merupakan jenis perkiraan yang besar di dalam neraca, dan sering merupakan unsur terbesar dari keseluruhan modal kerja (working capital account)

b.      Persediaan berada pada lokasi yang berbeda, yang menyulitkan pengendalian secara fisik serta penghitungannya

c.       Keanekaragaman jenis persediaan menyebabkan berbagai kesulitan bagi auditor

d.      Penilaian atas persediaan juga selalu menyulitkan karena adanya faktor keuangan dan kebutuhan untuk mengalokasikan biaya-biaya pabrik ke dalam persediaan

e.       Adanya beberapa metode penilaian persediaan yang dapat digunakan, tapi setiap klien tertentu harus menggunakan satu metode secara konsisten dari tahun ke tahun

Sifat dasar audit atas siklus persediaan adalah eratnya hubungan siklus ini dengan siklus-siklus transaksi lain di dalam organisasi tersebut. Hubunganya dengan siklus perolehan dan pembayaran serta siklus penggajian dan personalia dilihat dari pendebitan-pendebitan ke dalam perkiraan bahan baku, tenaga kerja langsung (direct labour), dan overhead pabrik (manufacturing overhead) dalam bentuk-T. Hubungannya dengan sikluspenjualan dan penagihan dapat dilihat dari pengurangan barang jadi dan pembebanan ke harga pokok penjualan.

FUNGSI BISNIS DALAM SIKLUS PERSEDIAAN DAN DOKUMEN TERKAIT

1.      Mengolah Order Pembelian

Setiap permintaan pembelian (purchase requisition) digunakan untuk meminta bagian pembelian membuat order atas persediaan. Permintaan dapat diajukan oleh karyawan bagian gudang penyimpanan jika persediaan telah dalam jumlah untuk memesan kembali atau untuk memenuhi pesanan khusus.

2. Menerima Bahan yang Baru

Setiap bahan yang diterima harus diperiksa jumlah dan kualitasnya. Bagian penerimaan barang membuat laporan penerimaan barang yang menjadi bagian dari dokumen penting sebelum pelunasan dilakukan.

3. Menyimpan Bahan Baku

Bahan-bahan yang disimpan di gudang dikeluarkan dari gudang ke bagian produksisetelah adanya penyerahan permintaan bahan yang disetujuisebagaimana mestinya, order pekerjaan, atau dokumen sejenisnya yang menunjukkan jenis dan jumlah unit bahan yang dibutuhkan.

4. Mengolah Barang

Penentuan jenis dan jumlah barang yang akan diproduksi pada umumnya didasarkan pada order-order spesifik dari langganan, ramalan penjualan (sales forecast), tingkat persediaan barang jadi yang telah ditetapkan sebelumnya, dan pelaksanaan kegiatan produksi yang ekonomis.

5. Menyimpan Barang Jadi

Dalam perusahaan dengan pengendalian intern yang baik, barang jadi disimpan di tempat terpisah dengan akses yang terbatas, di bawah pengendalian secara fisik. Pengendalian barang jadi sering dipandang sebagai bagian dari siklus penjualan dan penagihan.

6. Mengirim Barang jadi

Sebagai bagian integral dari siklus penjualan dan penagihan, setiap pengiriman atau transfer harus diotorisasi melalui dokumen pengiriman.

            Tabel 1. Fungsi Bisnis dalam Siklus Persediaan dan Dokumen Terkait

No.	Fungsi-fungsi dalam siklus persediaan	Dokumen yang berhubungan
1	Mengolah order pembelian	Permintaan pembelian, order pembelian
2	Menerima bahan yg baru	Laporan penerimaan barang, faktur rekanan
3	Menyimpan bahan baku	Catatan perpetual bahan baku
4	Mengolah barang	Permintaan bahan baku, catatan akuntansi biaya
5	Menyimpan barang jadi	Catatan perpetual barang jadi, catatan akuntansi biaya
6	Mengirim barang jadi	Dokumen pengiriman, catatan perpetual barang jadi, catatan akuntansi biaya

TAHAP-TAHAP AUDIT PERSEDIAAN

Tujuan menyeluruh dari audit atas persediaan adalah untuk menetapakan bahwa bahan baku, barang dalam proses, barang jadi, dan harga poko penjualan telah dinyatakan secara wajar di dalam laporan keuangan. Ada 4 aspek yang menjadi perhatian auditor dalam menetapkan jenis pengujian yang akan dilakukan yaitu :

1. Pengendalian fisik terhadap persediaan

Pengujian auditor mengenai kecukupan pengendalian fisik terhadap bahan baku, barang dalam proses, dan barang jadi harus terbatas pada pengamatan dan penyelidikan.

2. Dokumen-dokumen dan catatan untuk transfer persediaan

Perhatian utama auditor dalam verifikasi transfer persediaan dari satu lokasi ke lokasi yang lain adalah bahwa transfer yang dicatat adalah sah, transfer yang benar-benar terjadi telah dicatat, dan kuantitas, uraian serta tanggal dari setiap transfer yang dicatat tersebut adalah akurat.

3. Catatan perpetual

Terdapatnya catatan persediaan perpetual yang memadai berpengaruh terhadap waktu dan luas pemeriksaan fisik yang dilakukan auditor atas persediaan. Jika catatan perpetual dapat diandalkan, memungkinkan untuk menguji persediaan fisik sebelum tanggal neraca, penghematan biaya bagi auditor maupun klien dan memungkinkan klien memperoleh laporan keuangan yang diaudit lebih awal.

4. Catatan mengenai biaya per unit

Catatan akuntansi biaya yang memadai harus dipadukan dengan kegiatan produksi dan catatan akuntansi lain agar dapat menghasilkan biaya yang akurat untuk semua hasil produksi. Sistem akuntansi biaya mempunyai hubungan dengan auditor karena penilaian persediaan akhir tergantung pada perancangan dan penggunaan sistem yang tepat.

Pengujian rincian saldo untuk persediaan terdiri dari:

1. Menilai materialitas dan risiko inheren dari persediaan
2. Menilai risiko pengendalian untuk beberapa siklus
3. Merancang dan melaksanakan pengujian pengendalian, pengujian substantif atas transaksi dan prosedur analitis untuk beberapa siklus
4. Merancang dan melaksanakan prosedur analitis untuk saldo persediaan
5. Merancang pengujian rincian saldo persediaan untuk memenuhi tujuan-tujuan audit yang spesifik seperti : prosedur audit, besar sampel, item yang dipilih, dan waktu audit

Hasil pengujian dari beberapa siklus selain siklus persediaan dan pergudangan akan mempengaruhi pengujian rincian atas saldo-saldo persediaan. Dua aspek pengujian rincian saldo secara terpisah yaitu : observasi fisik dan penetapan harga serta kompilasi.

Observasi Fisik

Penting bagi auditor independen untuk hadir pada saat penghitungan dan observasi, pengujian dan tanya jawab yang sesuai untuk mengetahui keefektifan metode penghitungan persediaan (inventory taking) dan ukuran (tingkat) keandalan yang mungkin diberikan pada pernyataan klien mengenai kuantitas dan kondisi fisik persediaan.

Klien bertanggung jawab menetapkan prosedur-prosedur untuk melakukan penghitungan fisik yang akurat dan untuk melakukan penghitungan dan pencatatan secara aktual. Auditor bertanggung jawab mengevaluasi dan mengamati setiap prosedur fisik klien dan menarik kesimpulan mengenai kecukupan dari persediaan fisik.

Seandainya persediaan yang alam kegiatan sehari-hari perusahaan berada di gudang umum atau para penyimpan pihak luar lainnya, maka konfirmasi tertulis dari penyimpanan tersebut dapat diterima dengan syarat bahwa apabila jumlah yang terkandung menunjukkan proporsi yang signifikan dari aktiva lancar atau keseluruhan aktiva tetap, keterangan-keterangan tambahan harus dibuat untuk meyakinkan auditor independen mengenai tindak kejujuran dalam situasi tersebut.

Pengendalian

Dalam kaitannya dengan penghitungan fisik persediaan klien, prosedur pengendalian yang memadai terdiri dari instruksi-instruksi mengenai penghitungan fisik yang cermat, pengawasan oleh petugas yang bertanggung jawab, verifikasi intern yang independen terhadap setiap penghitungan, rekonsiliasi independen terhadap penghitungan fisik dengan catatan perpetual, dan adanya pengendalian yang mencakup kartu-kartu atau formulir-formulir penghitungan.

Keputusan Audit

Keputusan audit terdiri dari :

1. Waktu (timing)

Auditor memutuskan apakah penghitungan fisik dapat dilakukan sebelu akhir tahun terutama berdasarkan keakuratan catatan persediaan perpetual.

2. Besar Sampel

Besar sampel (sample size) dalam pengamatan fisik baisanya mustahil dinyatakan dalam bentuk jumlah item sebab penekanan selama pengujian terletak pada pengamatan terhadap prosedur-prosedur klien dan bukan pada pemilihan item tertentu untuk diuji.

3. Pemilihan Jenis Item

Pemilihan jenis item/barang tertentu untu diuji merupakan suatu bagian keputusan audit yang penting dalam observasi persediaan meliputi; pengamatan jenis barang yang paling signifikan dan sampel yang mewakili jenis persediaan yang khas, persediaan yang rusak atau usang, dan alasan-alasan pengecualian jenis barang yang material oleh pihak manajemen.

Pengujian Observasi Fisik

Bagian yang paling penting dari pengamatan atas persediaan adalah penentuan apakah perhitungan fisik telah dilakukan sesuai dengan petunjuk-petunjuk klien.

Audit atas Penetapan Harga dan Kompilasi

Penetapan harga mencakup semua jenis pengujian harga satuan klien untuk menentukan apakah hal-hal itu telah benar. Kompilasi mencakup semua pengujian atas ikhtisar dari perhitungan fisik, hasil perkalian harga dengan kuantitas, penjumlahan dari ikhtisar persediaan, dan penelusuran jumlah persediaan keseluruhannya ke buku besar.

Pengendalian atas Penetapan Harga dan Kompilasi

Pengendalian intern yang penting adalah penggunaan sistem biaya standar yang menunjukkan setiap varians dalam biaya bahan, tenaga kerja, dan overhead pabrik dan dapat digunakan untuk mengevaluasi produksi.

Pengendalian intern kompilasi dibutuhkan untuk memberikan sarana guna memastikan bahwa perhitungan fisik telah diikhtisarkan sebagaimana mestinya, ditetapkan harganya dengan jumlah yang sama dengan catatan satuannya, adanya perkalian dan penjumlahan yang benar, dan dimasukkan ke dalam buku besar dengan jumlah yang tepat.

Prosedur Penetapan Harga dan Kompilasi

Dalam membahas prosedur penetapan harga dan kompilasi, tujuan spesifik terhadap pengujian rincian saldo juga sangat bernanfaat. Tujuan-tujuan tersebut antara lain:

Kelayakan secara menyeluruh yaitu saldo persediaan, rincian yang terdapat dalam daftar persediaan dan saldo-saldo perhitungan yang berhubungan adalah layak.

Tujuan khusus  yaitu berkaitan dengan asersi penilaian dan pengalokasian, keberadaan dan keterjadian, serta kelengkapan.

Penilaian atas Persediaan

Dalam melaksanakan pengujian atas penetapan harga, ada 3 hal yang sangat penting mengenai metode penetapan harga klien, yaitu: metode tersebut harus sesuai dengan PABU, penerapan metode tersebut harus konsisten dari tahun ke tahun, dan harga pokok pengganti (replacement cost) dibanding dengan nilai pasar harus dipertimbangkan.

Penetapan harga persediaan yang berasal dari pembelian

Jenis persediaan pokok yang termasuk dalam kategori ini adalah bahan baku, suku cadang yang dibeli, dan perlengkapan. Pertimbangan pertama yaitu pada metode penilaian persediaan yang digunakan apakah FIFO atau LIFO, rata-rata tertimbang atau yang lain. Selain itu, juga menyelidiki apakah ongkos angkut, penyimpanan, potongan, dan lainnya juga termasuk dalam nilai persediaan.

Penetapan harga persediaan yang diproduksi sendiri

Dalam menetapkan harga barang dalam proses dan barang jadi, auditor harus memperhatikan biaya bahan baku, tenaga kerja, dan biaya overhead pabrik. Hal ini menyebabkan pelaksanaan audit atas barang yang diproduksi sendiri lebih rumit dibandingkan dengan audit atas persediaan dari pembelian.  

           

PROSEDUR ANALITIKAL

Prosedur anlitik itu penting pada audit atas persediaan dan pergudangan dan juga pada siklus siklus lain. Tabel dibawah ini mencantumkan beberapa prosedur analitik yang umum di pakai,dan kemungkinan salah saji yang diindikasikan jika ada fluktuasi. Beberapa dari prosedur analitik dibawah dibahas pada silkus lainnya. Contoh adalah persentase marjin kotor.

PROSEDUR ANALITIK UNTUK SIKLUS PERSEDIAAN DAN PERGUDANGAN
Prosedur analitik	Kemungkinan salah saji
Bandingkan persentase marjin kotor dengan tahun sebelumnya	Salah saji atau kurang saji persediaan dan harga pokok penjualan.
Bandingkan perputaran persediaan (Harga pokok penjualan dibagi dengan persediaan rata-rata) dengan tahun sebelumnya.	Investasi keusangan persediaan yang mempengaruhi persediaan dan harga pokok penjualan. Salah saji atau kurang saji persediaan
Bandingkan persediaan biaya perunit dengan tahun sebelumnya	Salah saji atau kurang saji biaya perunit, yang mempengaruhi persediaan dan harga pokok penjualan
Bandingkan nilai persediaan yang diperluas denan tahun sebelumnya	Salah saji dalam kompilasi, biaya perunit, atau pengalian, yang mempengaruhi persediaan dan harga pokok penjualan
Bandingkan biaya produksi tahun berjalan dengan tahun sebelumnya (biaya variabel harus disesuaikan jika ada perubahan volumen)	Salah saji biaya perunit persediaan, khususnya biaya tenaga kerja langsung dan overhead pabrik, yang mempengaruhi persediaan dan HPP

METODE UNTUK MERANCANG UJI DETAIL TRANSAKSI

Tahap I

·        Identifikasi resiko bisnis klien yang mempengaruhi siklus persediaan dan pergudangan.

·        Tentukan salah saji yang dapat ditolerir dan nilailah resiko bawaan untuk siklus persediaan dan pergudangan

·        Nilailah resiko pengendalian untuk beberapa silklus.

Tahap II

·        Rancang dan laksanakan pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi untuk siklus persediaan dan pergudangan.

Tahap III

·        Rangcang dan laksanakan prosedur analitik untuk siklus persediaan dan pergudangan

·        Rancang pengujian terinci atas persediaan untuk memenuhi tujuan audit yang terkait saldo yang terdiri dari :

a.       Prosedur audit

b.      Besar sampel

c.       Unsur yang dipilih

d.      Waktu

PROSEDUR PEMERIKSAAN FISIK PERSEDIAAN

Memperoleh pemahaman atas bisnis klien bahkan lebih penting untuk persedian dibandingkan untuk kelayakan aspek audit karena persediaan bervariasi sangat signifikan untuk perusahaan yang berbeda. Pemahaman yang baik mengenai bisnis klien dan industrinya memungkinkan auditor menanyakan dan membahas masalah semacam penilaian persediaan, potensi keusangan, dan adanya persediaan konsinyasi yang bercampur baur dengan persediaa milik sendiri. Titik awal yang berguna untuk lebih mengenal persediaan klien yaitu auditor melakukan pemeriksaan ke fasilitas milik klien termasuk bagian penerimaan, bagian penyimpanan, produksi, perencanaan dan pembukuan.

Sebagai bagian dari perolehan pemahaman mengenai dampak bisnis dan industri klien pada persediaa didalam tahap perencanaan audit, auditor tersebut harus menilai resiko bisnis klien. Terdapat sumber yang signifikan mengenai resiko bisnis yan terkait dengan persediaan karena adanya faktor semacam siklus produk yangpendek dan resiko keusangan, penggunaan persediaan JIT dan teknik manajemen saluran pasokan lain, ketergantungan pada sedikit pemasok dan penggunaan teknologi pengelolaan yang canggih.

Setelah melakukan penilaian resiko bisnis, auditor selanjutnya selanjutnya menetapkan salah saji yang ditolerir, dan menilai resiko bawaan untuk persediaan. Persediaa biasanya salah satu dari unsur paling material didala laporan keuangan untuk perusahaan manufaktur, grosir dan eceran. Risiko bawaan seringkali dinilai relatif tinggi tingkatannya untuk perusahaan yang persediaannya signifikan. Persediaan dapat disimpan dibanyak lokasi, sehingga akan meningkatkan kekhawatiran tentang keberadaan persediaan, termasuk potensi untuk kecurian. Penilaian harga persediaan sering kali kompleks, sehingga meningkatkan risiko salah saji untuk tujuan akurasi. Terdapat juga kekhawatiran mengenai keusangan persediaan, yang berhubungan dengan tujuan nilai bersih yang dapat direalisasi. Dalam menilai resiko pengendalian, auditor terutama tertarik pada pengendalian intern atas catatan perpectual, pengendalian fisik, perhitungan persediaan dan penilaian harga persediaan. Sifat dan luasnya pengendalian sangant bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan lainnya. Catat bahwa hasil pengujian dari beberapa siklus selain persediaan dan pergudangan juga mempengaruhi pengujian terinci atas saldo untuk persediaan.

Proses pencatatan fisik

Auditor diharuskan melaksanakan pengujian pengamatan fisik atas persediaan sejak dikemukakanyya kecurangan yang besar di tahun 1938 di McKesson & Robbins Company, perusahaan itu membukukan jumlah persediaan fiktif yang signifikan. Hal ini mungkin karena auditor tidak mengamati fisik persediaan. Hal penting dalam ketentuan SAS 1 adalah perbedaan antara pengamatan terhadap penghitungan persediaan fisik dan tanggung jawab untuk melakukan perhitungan. Klien bertanggung jawab menyusun prosedur yang akurat untuk pehitungan fisik persediaan, serta betul-betul melakasanakannya dan membukukannya. Tanggung jawab auditor adalah mengevaluasi dan mengamati prosedur fisik klien tadi dan mengambil kesimpulan mengenai keberadaan persediaan fisik. Ketentuan pemeriksaaan fisik itu tidak dapat diterapkan ke persediaan di dalam gudang umum. Persediaan di dalam gudang umum atau yang dilakukan pihak luar lainnya biasanya diversifikasi melalui konfirmasi terhadap orang terebut. Akan tetapi, jika jumlah persediaan mrupakan bagian yang signifikan dari aktiva lancar atau total aktiva, auditor harus menerapkan prosedur tambahan. Tambahan ini meliputi menginvestigasi kinerja penjaga gudang, menerima laporan akuntan independen mengenai prosedur pengendalian penjaga gudang atas barang yang di bawah tanggung jawabnyadan mengamati persediaan fisik barang yang berada di bawah tanggung jawab penjaga gudang, seandainya itu praktis.

Apapun metode pembukuan persediaan klien, selalu ada perhitungan secara periodik atas persediaan fisik yang ada. Klien mungkin melakukan perhitungan pada saat atau di sekitar tanggal neraca, beberapa waktu sebelumnya, atau berdasarkan siklus sepanjang tahun. Dalam hubungannya dengan perhitungan fisik persediaan, prosedur pengendalian yang memadai mencakup petunjuk yang jelas mengenai perhitungan fisik, verifikasi intern yang independen atas perhitungan, rekonsiliasi independen antara hasil perhitungan dengan perhitungan dengan berkas induk perpetual,  dan pengendalian yang cukup mengenai kartu atau kertas kerja hasil perhitungan.

Aspek penting dari pemehaman auditor mengenai pengendalian fisik persediaan klien adalah pengendalian menyeluruh terhadapnya dari sejak persediaan itu ada. Hal ini perlu untuk mengevaluasi evektifitas prosedur klien, tetpi itu juga memungkinkan auditor untuk memberikan saran yang membangun kepada klien.

Keputusan audit dalam hal pengantan persediaan secara fisik umumnya sama dengan bidang audit lainnya: memilih prosedur audit, menetapkan saat pelaksanaan, mentapkan besarnya sampel dan memilih unsur yang akan diuji.

Saat pelaksanaan. Auditor memutuskan apakah pengamatan persediaan fisik dapat dilakukan sebelum tanggan neraca, terutama berdasarkan akurasi berkas induk persediaan perpetual. Kalau penghitungan persediaan fisik interim diijinkan, maka auditor saat itu mengamati dan sekaligus menguji berkas persediaan perpetual untuk transaksi dari tanggal perhitungan hingga tanggal neraca.

Besarnya sampel. Besarnya sampel yang diambil dalam pengamatan fisik biasanya tidak mungkin dinyatakan dalam angka tertentu, karena penekanan dalam pengujian ini, adalah pengamatan prosedur klien, bukannya memilih unsur tertentu untuk diuji. Cara mudah memandang besarnya sampel dalam pengamatan persediaan fisik adalah berdasarkan total jam kerja yang digunakan, bukan jumlah persediaan yang dihitung.

Pemilihan unsur. Pemilohan unsur tertentu untuk diuji adalah bagian terpenting dalam keputusan audit pada pengamatan persediaan secara fisik. Kecermatan dibutuhkan untuk mengamati perhitungan unsur yang paling signifikan dan sampel yang mewakili jenis persediaan tertentu, menanyakan jenis barang yang mungkin mengalami kusangan atau rusak, dan mendiskusikan dengan manajemen alasan unuk tidak mengikutkan barang tertentu yang material.

Tujuan audit terkait sado yang sama yang telah digunakan dalam bagian sebelumnya pada pengujian terinci atas saldo memberka kerangka acuan untuk pembahasan pengujian pengamatan persdiaan fisik. Tapi, sebelum membahas tujuan, perlu memahami beberapa komentar yang belaku untuk semua tujuan.

Bagian terpenting dari pengamatan persediaan yaitu menentukan apakah perhitungan persediaan secara fisik yang dilakukan sesuai dengan instruksi klien atau tidak. Prosedur audit pengujian terinci atas saldo yang umum dilakukan untuk pengamatan persediaan secara fisik. Sebagai tambahan atas prosedur terinci, auditor harus menelusuri semua bagian dimana peresediaan digudangkan untuk memastikan bahwa semua persediaan telah dihitung dan diberi kartu yang memadai.