my blog

http://dedysuarjaya.blogspot.com // follow @suarjayadedy

Kamis, 16 September 2010

FUNGSI BISNIS DALAM SIKLUS PERSEDIAAN DAN DOKUMEN TERKAIT


Persediaan dapat beragam bentuknya, tergantung pada sifat bisnisnya. Untuk bisnis eceran atau grosir, persediaan yang terpenting adalah persediaan barang dagangan. Untuk rumah sakit, makanan dan obat – obatan. Perusahaan manufaktur memiliki persediaan bahan baku , suku cadang dan perlengkapan yang dibeli untuk produksi, barang dalam proses, dan barang jadi yang tersedia untuk dijual.
Siklus persediaan dan pergudangan dapat dianggap terdiri dari dua sistem yang terpisah tapi erat terkait, yang satu melibatkan arus pisik barang yang sebenarnya, yang lain biaya terkait. Karena persediaan berpindah melalui perusahaan, harus ada pengendalian yang memadai atas pergerakan pisik maupun biaya yang terkait.
Fungsi yang membentuk siklus persediaan dan pergudangan, diantaranya adalah:
1.      Proses Pembelian
Siklus ini dimulai dengan permintaan bahan baku untuk produksi. Permintaan diawali oleh pegawai gudang atau komputer jika persediaan mencapai tingkat yang ditentukan sebelumnya, pemesanan dilakukan atas bahan baku yang dibutuhkan untuk memproduksi pesanan pelanggan, atau pemesanan diawali atas dasar perhitungan periodic oleh orang yang berwenang.
2.      Menerima Bahan baku
Bahan baku yang diterima harus diinspeksi kuantitas dan kualitasnya. Bagian penerimaan menghasilkan laporan penerimaan yang menjadi dokumentasi penting sebelum pembayaran dilakukan. Setelah inspeksi, bahan baku dikirim ke gudang dan dokumen penerimaan atau notifikasi elektronik tentang penerimaan barang biasanya dikirim ke bagian pembelian, gudang, dan hutang usaha.
3.      Menyimpan bahan baku
Sewaktu bahan baku diterima, bahan baku tersebut disimpan di gudang sampai diperlukan oleh bagian produksi. Bahan baku dikeluarkan dari persediaan atas penunjukan permintaan bahan baku, pesanan pekerjaan, dokumen yang sama atau pemberitahuan elektronik yang layak disetujui yang menunjukkan jenis dan kuantitas bahan baku yang diperlukan. Dokumen permintaan ini digunakan untuk memperbaharui berkas induk persediaan perpetual dan membukukan pemindahan dari akun bahan baku ke barang dalam proses.
4.      Memproses Barang
Porsi pemrosesan pada siklus persediaan dan pergudangan sangat bervariasi. Penentuan jenis barang dan kuantitas yang diproduksi biasanya berdasarkan pesanan tertentu dari pelanggan, peramalan penjualan, tingkat persediaan barang jadi yang ditentukan lebih dulu, dan volume produksi yang paling hemat.
5.      Menyimpan barang jadi
Setelah barang jadi selesai dikerjakan bagian produksi, penyimpanan dilakukan digudang sambil menunggu pengiriman. Dalam perusahaan dengan sistem pengendalian intern yang baik, dilakukan pengendalian pisik atas barang jadi dengan memisahkannya ke dalam beberapa bidang terpisah dengan akses terbatas.
6.      Mengirim barang jadi
Pengiriman barang jadi merupakan bagian integral dari siklus penjualan dan penerimaan kas. Tiap pengiriman atau pengeluaran barang jadi harus didukung dokumen pengiriman atau pengeluaran barang jadi harus didukung dokumen pengiriman yang diotorisasi dengan memadai.
Jenis-Jenis Dokumen Dan Catatan
Dokumen dan catatan yang terdapat dalam proses persediaan dan penyimpanan :
-         Jadwal Produksi (Production Schedule)
Jadwal produksi biasanya disiapkan secara berkala berdasarkan permintaan yang diperkirakan untuk produk entitas.
-         Laporan penerimaan ( receiving report)
Laporan penerimaan mencatat penerimaan barang dari vendor.
-         Permintaan bahan baku ( materials requisition)
Permintaan bahan baku biasanya digunakan oleh perusahaan manufaktur untuk menelusuri bahan baku selama proses produksi.
-         Arsip induk persediaan ( inventory master file)
Arsip induk persediaan berisi semua informasi penting yang terkait dengan persediaan entitas.
Berkas induk persediaan perpetual
Berkas induk persediaan perpetual hanya memasukkan informasi mengenai jumlah unit persediaan yang dibeli, dijual, dan disimpan, atau informasi mengenai biaya per unit. Untuk pembelian bahan baku, berkas induk persediaan perpetual diperbarui secara otomatis pada saat perolehan persediaan diproses sebagai bagian dari pembukuan transaksi perolehan.
-         Informasi data produksi ( production data information)
Dalam perusahaan manufaktur, informasi produksi mengenai transfer barang dan akumulasi biaya yang terkait di tiap produksi harus dilaporkan.
-         Laporan akumulasi biaya dan varians ( cost accumulation and varians report)
Sebagian besar system pengendalian persediaan dalam lingkungan manufaktur menghasilkan laporan yang serupa dengan laporan akumulasi biaya dan varians. Bahan baku, tenaga kerja, dan biaya overhead dibebankan ke persediaan sebagai bagian dari proses pabrikasi.
-         Laporan status persediaan ( inventory status report)
Laporan status persediaan memperlihatkan jenis dan jumlah produk di tangan.
-         Order pengiriman ( shipping order)
Dokumen ini dibahas kembali di sini karena salinan dokumen ini digunakan untuk memindahkan barang dari catatan persediaan perpetual.
PENGARUH E-COMMERCE TERHADAP PENGELOLAAN PERSEDIAAN
Salah-satu keuntungan utama yang diberikan internet ke pengelolaan persediaan adalah memungkinkan klien menyediakan deskripsi yang lebih luas mengenai persediaan produknya secara seketika atau real time ke sekutu bisnis utama, termasuk pemasok dan pelanggan. Informasi mengenai kuantitas persediaan yang ada, lokasi produk, dan unsure persediaan penting lainnya akan membantu pemasok peserdiaan bekerja dengan manajemen guna memonitor arus unsur persediaan.
TAHAP AUDIT PERSEDIAAN
Pengujian Pengendalian Persediaan
Prosedur pengujian pengendalian yang dapat diterapkan untuk siklus persediaan dibedakan atas :
a.      Pengujian pengendalian catatan perpectual
Pengujian pengendalian catatan perpectual difokuskan pada transfer persediaan ke dan dari bahan baku, barang dalam proses dan barang jadi. Integritas dan keakuratan sangat penting. Ada dua alasan :
·        Ketidakakuratan catatan transfer dapat mendukung bahwa prosedur pengendalian yang digambarkan tidak dapat dilakukan sebagaimana yang direncanakan.
·        Ketidakakuratan catatan memungkinkan terjadinya pencatatan ganda
Langkah – langkahnya :
1.      Pilih sampel pembelian bahan baku secara acak
2.      Bandingkan kuantitas dan harga per unit dari faktur pemasok dengan catatan perpectual
3.      Menelaah setiap perpindahan persediaan
4.      Melacak dokumen pengiriman dan memeriksa kuantitas dan harga per unit
5.      Mendokumentasikan setiap temuan penyimpangan yang diperoleh melalui keempat langkah diatas
b.      Pengujian pengendalian pembebanan biaya ke barang dalam proses
Sistem akuntansi biaya berbeda-beda secara signifikan pada masing-masing perusahaan tergantung pada jenis produk dan prosesnya. Dalam penugasan audit, auditor dapat memfokuskan pada akumulasi biaya tenaga kerja dan overhead untuk barang dalam proses.
Langkah – langkahnya :
      1.            Himpun ringkasan pembebanan ke persediaan barang dalam proses
      2.            Menguji pembebanan biaya
      3.            Menelaah dasar penentuan tarif biaya overhead standar dan tentukan kewajarannya
      4.            Mendokumentasikan setiap temuan penyimpangan yang diperoleh melalui ketiga langkah diatas
Merancang Pengujian Substantif
Pengujian substantif saldo persediaan diterapkan atas ketiga jenis persediaan, yaitu : persediaan bahan baku, persediaan barang dalam proses, dan persediaan barang jadi. Persediaan bahan baku mencakup juga persediaan bahan baku dan pembantu yang masih dalam perjalanan dari pemasok. Persediaan barang jadi meliputi persediaan barang jadi di gudang perusahaan, dan di pihak ketiga seperti agen penjualan dan distributor.
Menentukan risiko deteksi
Penentuan jenis produksi, luas pengujian, dan penentuan waktu pelaksanaan sangat tergantung pada besar kecilnya deteksi. Penetapan besarnya risiko deteksi ini dipengaruhi oleh risiko bawaan dan risiko pengendalian berbagai transaksi yang mempengaruhi saldo persediaan, serta tingkat risiko audit yang dapat diterima.
Karena kombinasi antara risiko bawaan dan risiko pengendalian dalam persediaan adalah tinggi untuk asersi keberadaan dan keterjadian dan penilaian atau alokasi, tingkat risiko deteksi yang diterima haruslah rendah. Keputusan ini akan mempengaruhi pertimbangan pengujian substantif yang akan dilakukan.
Ada beberapa prosedur pengujian substantif yang dapat diterapkan atas saldo persediaan. Kebanyakan prosedur tersebut berkaitan dengan asersi penilaian atau pengalokasian, dan keberadaan atau keterjadian. Sumber bukti utama saldo persediaan adalah observasi perhitungan fisik persediaan yang independen secara periodik.
Prosedur inisial
Dalam menelaah saldo awal persediaan, auditor hendaknya menentukan bahwa penyesuaian audit berkaitan dengan catatan periode tahun lalu. Data-data yang ada di dalam buku besar tahun ini hendaknya diteliti untuk menentukan adanya transaksi yang tidak biasa yang menuntut prosedur khusus. Inisial prosedur juga meliputi penentuan bahwa skedul persediaan sesuai dengan saldo yang ada di dalam buku besar.
Prosedur analitikal
Rasio yang dapat digunakan dalam prosedur analitis, antara lain :
a.       Rate of gross profit, yaitu laba kotor dibagi dengan penjualan bersih.
b.      Merchandise inventory turnover, yaitu harga pokok penjualan dibagi dengan persediaan barang dagangan rata-rata.
c.       Number of sales in inventory, yaitu 365 dibagi dengan merchandise inventory turnover.
d.      Rasio persediaan per aktiva lancar, yaitu persediaan dibagi dengan total aktiva lancar.
Rasio yang diperoleh kemudian dibandingkan dengan rasio sebelumnya, anggaran dan data industri rata-rata. Prosedur pengujian ini berkaitan erat dengan asersi keberadaan atau keterjadian, kelengkapan, dan penilaian atau alokasi.
METODE UNTUK MERANCANG UJI DETAIL TRANSAKSI
Pengujian ini meliputi prosedur untuk menelusuri dan mengusut data-data persediaan untuk mendapatkan bukti mengenai pemrosesan transaksi individual yang mempengaruhi saldo persediaan.
Observasi perhitungan persediaan klien
Prosedur pengamatan persediaan klien merupakan prosedur auditing yang berterima umum. Prosedur ini sebenarnya sangat menyita waktu dan biaya. Oleh karena itu, prosedur ini terutama dilakukan apabila :
a.       Persediaan sangat material bagi laporan keuangan perusahaan klien.
b.      Prosedur ini memang dapat diterapkan secara efektif dan efisien untuk audit perusahaan tersebut.
Auditor sebaiknya menentukan saat pengamatan perhitungan fisik pada saat atau dekat tanggal neraca. Hal ini akan menentukan reliabilitas saldo persediaan yang akan disajikan dalam neraca. Apabila perhitungan fisik dilakukan selain tanggal tersebut atau perhitungan interim, auditor perlu juga menguji catatan perpectual dari transaksi persediaan sejak tanggal perhitungan interim tersebut sampai tanggal neraca.
Pada saat perhitungan fisik auditor perlu memperhatikan mengenai kualitas persediaan. Auditor perlu mengidentifikasikan keberadaan persediaan yang usang, lambat perputarannya, dan persediaan yang rusak. Prosedur pengamatan persediaan ini berkaitan erat dengan asersi keberadaan atau keterjadian, kelengkapan, dan penilaian atau pengalokasian.
Vouching pembelian tercatat dengan dokumen pendukung
Dokumen yang digunakan dalam transaksi pembelian meliputi order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok. Prosedur pengujian ini dilakukan dengan cara melihat ke buku pembantu persediaan. Auditor kemudian memilih sampel transaksi pembelian akan ditelusuri buktinya. Setelah itu, auditor memeriksa keberadaan dokumen pendukungnya. Prosedur pengujian ini berkaitan erat dengan asersi keberadaan atau keterjadian, hak dan kewajiban, serta penilaian atau pengalokasian.
Mempertimbangkan bukti dari tes pisah batas penjualan dan pembelian
Prosedur pengujian pisah batas penjualan dan pembelian sangat penting untuk memastikan bahwa transaksi pembelian dan penjualan yang terjadi dekat tanggal neraca dan mempengaruhi saldo persediaan, telah dicatat dalam periode yang tepat. Dasar pengakuan penjualan bisa tanggal pengiriman ( FOB Shipping Point ) atau saat barang diterima pelanggan ( FOB Destination ). Pengujian ini meliputi :
a.       Pengujian dokumen pengiriman beberapa hari sebelum atau sesudah tanggal pisah batas.
b.      Mencocokkan dokumen pengiriman ke catatan persediaan dan penjualan untuk membuktikan penjualan dilakukan pada periode akuntansi yang tepat.
c.       Memeriksa bukti untuk memastikan validitas dan ketepatan pemahaman dan penjurnalan terkait.
d.      Wawancara manajemen tentang pengiriman melalui pihak ketiga dan penjurnalannya.
Pengujian pisah batas pembelian dirancang auditor untuk memperoleh keyakinan yang memadai bahwa :
a.       Semua pembelian telah dicatat dalam periode dimana barang dikirimkan oleh pemasok ( FOB Shipping Point ).
b.      Semua pembelian telah dicatat dalam periode dimana barang sudah benar-benar diterima dari pemasok ( FOB Destination ).
Prosedur ini berkaitan erat dengan asersi keberadaan atau keterjadian, dan kelengkapan.
PRODESUR PENGAUDITAN FISIK SEDIAAN ( UJI DETAIL SALDO )
a.      Observasi perhitungan persediaan fisik klien
Dalam melakukan prosedur ini, auditor tidak memiliki tanggung jawab atau wewenang untuk melakukan atau mensupervisi penghitungan persediaan. Dalam pengujian substantif, auditor harus memperoleh pemahaman langsung tentang efektifitas penghitungan persediaan dan pengukurannya yang menjadi dasar asersi manajemen. Dalam beberapa kasus, perusahaan klien menyewa spesialis untuk menghitung banyaknya persediaan yang dimiliki oleh perusahaan.
Waktu dan luas pengujian
Waktu penghitungan persediaan tergantung pada sistem persediaan klien dan efektivitas pengendalian internal. Dalam sistem persediaan periodik, besarnya persediaan ditentukan dengan penghitungan fisik, dan penghitungan dilakukan pada waktu tertentu. Dalam sistem persediaan perpectual dengan pengendalian internal yang efektif, penghitungan fisik dilakukan pada waktu interim dan dibandingkan dengan catatan persediaan.
Perencanaan perhitungan persediaan
Dalam merencanakan penghitungan persediaan, instruksi dari perusahaan harus meliputi hal-hal berikut ini :
ü      Nama pegawai yang diserahi tanggung jawab
ü      Tanggal pelaksanaan
ü      Lokasi yang akan dihitung
ü      Instruksi detail tentang bagaimana penghitungan akan dilakukan
ü      Menggunakan dan mengendalikan kartu persediaan bernomor dan daftar ringkasan persediaan
ü      Provisi untuk penerimaan pengiriman dan pergerakan barang selama perhitungan
ü      Pemisahan barang yang bukan milik perusahaan
Auditor harus menelaah perencanaan penghitungan yang akan dilakukan oleh klien. Biasanya, auditor diminta untuk membantu menyusun perencanaan penghitungan oleh klien. Auditor biasanya bertanggungjawab untuk : (1) merencanakan prosedur, (2) menentukan banyaknya tenaga kerja yang diperlukan, (3) menunjuk anggota tim audit untuk lokasi tertentu.
Melakukan pengujian
Dalam mengobservasi persediaan auditor perlu :
ü      Meneliti dengan cermat kerja dari karyawan
ü      Meneliti semua persediaan dicatat dan tidak ada persediaan yang dicatat dua kali
ü      Menentukan bahwa kartu persediaan bernomor dan daftar ringkasan persediaan selalu dikontrol
ü      Waspada pada kontainer yang kosong dan lokasi yang kosong
ü      Melihat adanya kerusakan dan keusangan barang
ü      Melihat kondisi umum dari persediaan
ü      Mengidentifikasikan penerimaan terakhir dan dokumen pengiriman yang digunakan dan menentukan bahwa barang yang diterima selama perhitungan sudah dipisahkan
ü      Menyelidiki adanya item persediaan dengan pergerakan lambat
Mengajukan pertanyaan pada manajemen mengenai kepemilikan
Manajemen harus memisahkan persediaan milik pelanggan yang masih disimpan perusahaan. Dengan demikian, apabila dilakukan perhutungan fisik, persediaan tersebut tidak ikut dihitung. Oleh karena itu, auditor perlu mengajukan pertanyaan kepada manajemen mengenai kepemilikan persediaan. Prosedur pengujian ini berkaitan erat dengan asersi hak dan kewajiban, dan penyajian dan pengungkapan.
Menelaah data mengenai kualitas persediaan
Auditor perlu menentukan apakah persediaan klien tercantum dalam neraca benar-benar dalam kondisi baik, dan siap untuk dijual dan dikonsumsi. Auditor dapat menghimpun bukti mengenai kualitas persediaan barang dengan cara :
a.       Mengamati perhitungan fisik persediaan
b.      Menelaah catatan perpectual persediaan untuk mendeteksi persediaan dengan tingkat perputaran rendah
c.       Menelaah laporan kualitas produksi dan persediaan
d.      Mengajukan pertanyaan kepada manajemen
Apabila auditor tidak dapat menilai kualitas persediaan, auditor dapat menggunakan jasa penilaian aktiva independen. Prosedur pengujian ini berkaitan erat dengan asersi penilaian atau pengalokasian.
b.      Pengujian penetapan harga persediaan
Pricing test  meliputi seluruh pengujian atas harga per unit persediaan untuk menetukan ketepatan harga tersebut. Pengujian ini terdiri atas dua langkah yaitu :
ü      Menetukan ketepatan dan konsistensi penentuan harga persediaan
ü      Menbandingkan harga pokok per unit yang digunakan klien ke dokumen pendukungnya
Dalam melakukan pengujian, ada tiga hal yang penting, yaitu :
a.       Metode yang digunakan harus sesuai dengan prinsip akuntansi yang berterima umum
b.      Penerapan metode yang digunakan harus konsisten dari tahun ke tahun
c.       Harga perolehan penggantian dan harga pasar harus dipertimbangkan dengan cermat



Pengujian keakuratan klerikal
Pengujian keakuratan klerikal meliputi penghitungan kembali keseluruhan item yang ada di dalam daftar persediaan dan memverifikasi keakuratannya. Pengujian ini menyediakan bukti untuk asersi keberadaan dan keterjadian, kelengkapan, dan penilaian atau alokasi.
Pengujian harga persediaan
Pengujian biaya pembelian persediaan
Untuk persediaan yang dibeli untuk dijual lagi maupun digunakan perusahaan sendiri, biaya harus disusutkan ke faktur pembelian. Bila digunakan metode LCOM, auditor perlu menelaah baik nilai cost maupun nilai pasar persediaan.
Pengujian biaya persediaan hasil produksi
Sifat dan luas pengujian barang dalam proses maupun barang jadi sangat tergantung pada keandalan catatan akuntansi biaya dan metode yang digunakan untuk mengakumulasi biaya.
Konfirmasi persediaan yang ada di gudang umum
Auditor biasanya memperoleh konfirmasi langsung secara tertulis dari pengelola tempat penyimpanan tersebut. Jika persediaan tersebut merupakan jumlah yang signifikan dalam total aktiva, maka auditor perlu melaksanakan prosedur berikut :
a.       Menguji prosedur penyelidikan yang digunakan pemilik gudang atas penjaga gudang dan penilaian kinerja penjaga gudang
b.      Melakukan pengamatan terhadap terhadap perhitungan fisik persediaan di gudang umum, jika dapat dilaksanakan.
Prosedur pengujian ini berkaitan erat dengan asersi keberadaan atau keterjadian, kelengkapan, hak dan kewajiban.
c.       Menelaah penyajian dan pengungkapan persediaan dalam laporan keuangan
Auditor harus memahami persyaratan penyajian dan pengungkapan persediaan dan harga pokok produksi serta harga pokok penjualan sesuai dengan prinsip akuntansi yang berterima umum. Penyajian saldo persediaan yang tepat meliputi identifikasi dan kasifikasi persediaan sebagai aktiva lancar dalam neraca. Auditor juga dapat menentukan apakah pengungkapan persediaan yang rusak atau cacat dan lambat perputarannya sudah memadai.
Komparasi Pelaporan Prinsip Akuntansi Berlaku Umum
Dalam pelaporan persediaan di laporan keuangan, persediaan harus dilaporkan di neraca dengan pengelompokan tertentu berdasarkan kelompok utama persediaan pada perusahaan yang bersangkutan, demikian pula untuk harga pokok penjualan yang akan dilaporkan dalam laporan laba rugi. Selain itu, dalam laporan perlu diungkapkan metode harga pokok yang digunakan, penjaminan persediaan dalam rangka penarikan utang, dan adanya komitmen pembelian.
Bukti tentang penyajian dan pengungkapan diperoleh melalui pengujian substantif. Bukti selanjutnya bisa diperoleh melalui review atas notulen rapat dewan komisaris dan hasil pengajuan pertanyaan kepada manajemen. Berdasarkan bukti dan pembandingan antara laporan keuangan klien dengan prinsip akuntansi berlaku umum, auditor menentukan ketepatan penyajian dan pengungkapan.
Berdasarkan bukti-bukti yang diperoleh melalui berbagai pengujian substantif, auditor akan dapat menarik kesimpulan untuk setiap tujuan audit saldo rekening persediaan.

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar